en_GB
Hold Ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Prosedyre for Si ifra

Denne prosedyren beskriver fremgangsmåten for Si ifra-systemet.

1. Det skal være tydelig informasjon om personer som studentene kan kontakte ved behov for å diskutere sin sak eller få råd om en hendelse når de vurderer å si ifra.

2. Studentene kan si ifra ved et elektronisk skjema på tre ulike nivå:

  • Alvorlige og kritikkverdige forhold.
  • Feil og mangler.
  • Positiv tilbakemelding.

Ved alvorlige og kritikkverdige forhold er det også mulig å si ifra anonymt.

3. Eksempler på hvilke typer saker som faller inn under de ulike kategoriene skal gå tydelig frem.

4. Ferdig utfylt skjema sendes direkte til jurister i HR- og Utdanningsavdelingen og utdanningsdirektør står på kopi. Ved lengre fravær, for eksempel ferier, må mottakerne selv sørge for at noen følger opp eventuelle meldinger. Det kan også gis beskjed til studentene via skjemaet at det vil være noe lenger behandlingstid.

5. Der ansvaret for oppfølgning ikke påligger juristene, sendes saken til riktig enhet. Studenten blir også henvist dit ved oppfølgingsspørsmål.

6. Avsender får først et automatisk svar om at meldingen er mottatt. Ved alvorlige forhold og feil og mangler så vil avsender i tillegg få tilbakemelding innen fastsatt frist om hvem som har tatt tak i saken og evt utfallet. Fristen avhenger av meldingens alvorlighetsgrad; tre virkedager ved de alvorligste forholdene og en uke ved feil og mangler.

Innholdet i tilbakemeldingen vil variere fra informasjon om at mottakeren vil se på saken til at henvendelsen er sendt til vurdering på fakultetet og endelig tilbakemelding må forventes senere. Tilbakemeldingen gis da av juristene eller direkte av riktig mottaker.

7. Skulle studentene ved en feil ikke få tilbakemelding kan de ta kontakt med juristene i UA/HR. Kontaktinformasjon fremkommer på nettsiden.

8. Prosedyren og nettsidene gjennomgås hvert år i juni, for å avdekke eventuelle feil eller mangler eller annet som må forbedres eller endres før studiestart i august. Denne gjennomgangen foretas av kontaktpersonene, både påtroppende og avtroppende StOr leder og evt. Studentombudet. På denne måten blir ny StOr leder godt informert om hvordan Si ifra systemet fungerer. Det skal være fokus på at systemet er synlig og lett tilgjengelig.

9. Systemet lagrer selv en statistikk over innkommende meldinger. Slike rapporter sendes meldingsmottakerne hver måned, og gir god mulighet til å ha oversikt over omfanget og aktuelle sakstyper. 

10. Oppbevaring av personopplysninger i Si ifra systemet skal behandles i tråd med gjeldende personvernlovgivning. Oppbevaring av personopplysninger vil bli vurdert jevnlig.